E-tjänsten används för att skicka in dokumentation till GPS (Gemensam personal- och schemaförsörjning) efter att en händelse inträffat som kräver ett särskilt samtal med en vikarie.

All personal har ansvar att så snart som möjligt signalera eventuella brister till sin chef. När en brist uppmärksammas genomför chefen ett samtal med vikarien för att informera om vad som behöver förbättras och ge möjlighet till förändring. Dokumentera i e-tjänsten efter att det uppföljande samtalet hållits.

Efter fyra veckor ska chefen följa upp ärendet för att bedöma om förbättring har skett. Under denna period får vikarien fortsätta arbeta på sina arbetsplatser och har tydlig information om vilka krav på förändring som gäller.

Om bristerna kvarstår görs en gemensam bedömning av verksamheten och GPS om vikarien ska fortsätta vara behörig att arbeta på den aktuella arbetsplatsen. GPS ansvarar för att informera vikarien om beslutet, oavsett om det gäller fortsatt arbete, begränsad behörighet eller avslutad anställning. GPS fattar även beslut om eventuell förlängning eller avslut av anställningen och meddelar vikarien om detta.